Privacy statement

Stichting Sitara hecht grote waarde aan uw privacy. In dit privacy statement staat beschreven hoe Stichting Sitara omgaat met persoonsgegevens, hoe deze worden verzameld, voor welk doel deze gebruikt worden, welke rechten u heeft en met wie u contact kunt opnemen voor meer informatie. En is van toepassing op al onze activiteiten.

Stichting Sitara is een maatschappelijke kenniscentrum die diverse diensten en producten aanbiedt met het oogpunt bewustwording en weerbaarheid te vergroten. Het gaat hierbij om de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van het ontwikkelen en aanbieden van interventies, trainingen, preventiemaatregelen en informatie in dat kader; het bieden van informatie en advies aan het publiek via de websites, apps, door middel van telefoon en mail (hierna gezamenlijk aangeduid als Dienstverlening). Wij verwerken, beheren en beveiligen deze persoonsgegevens met de grootste zorgvuldigheid volgens de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hieraan stelt.

1. Contactgegeven van Stichting Sitara
Stichting Sitara
Adres: Jan lievenstraat 20 h, 1074 TP Amsterdam
E-mail: info@sitara.nl

2. Uitgangspunt
Stichting Sitara verzamelt alleen die persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor deze worden verzameld en verwerkt uw persoonsgegevens alleen voor die doeleinden.

Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden van de verzameling worden de verkregen gegevens vernietigd of anoniem (verder) verwerkt bijvoorbeeld voor kwaliteits- of evaluatiedoeleinden. De overgebleven gegevens zijn niet terug te voeren naar een identificeerbare persoon en blijven dus anoniem. In dat geval zal er niet langer sprake van verwerking van persoonsgegevens.

3. Hoe verzamelt Stichting Sitara persoonsgegevens?
Wij verzamelen uw persoonsgegevens op verschillende manieren, bijvoorbeeld:
wanneer u ons deze gegevens verstrekt in het kader van onze Dienstverlening;
wanneer u ons belt (of een terugbelverzoek achterlaat) of mailt;
als u ons een bezoek brengt;
via derden met wie wij samenwerken in het kader van onze Dienstverlening.

4. Welke persoonsgegevens verwerkt Stichting Sitara waarvoor en op welke grond?
In het kader van onze Dienstverlening kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken.

Contactgegevens
Wanneer u (of uw kind) een training volgt, uw kind(eren) of uw leerlingen een interventie ondergaan, u ons verzoekt om informatie of andere Diensten van ons afneemt of diensten aan ons verstrekt, verwerken wij – afhankelijk van wat nodig is voor de Dienstverlening – contactgegevens waaronder: naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, leeftijd, naam organisatie/school, foto’s en video-opnames, betalingsgegevens, functietitel en titulatuur.

Deze Contactgegevens worden gebruikt:

voor communicatie om de Dienstverlening mogelijk te maken;

voor het verstrekken en uitwisselen van informatie over (de Dienstverlening van) Stichting Sitara;
voor het doen van aanbiedingen aan reeds bestaande klanten/opdrachtgevers voor dezelfde of soortgelijke diensten;
voor administratieve doeleinden;
voor communicatie in het kader van overeenkomsten met opdrachtgevers en om de uitvoering van overeenkomsten met hen mogelijk te maken;
de afhandeling van uw vragen of klacht;
voor communicatie in het kader van sollicitatieprocedures;
om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen en om onze rechten te kunnen uitoefenen of verdedigen;
om u na afloop van de Dienstverlening via de e-mail/sms uit te nodigen uw mening te geven over de dienstverlening;
voor de financiële afwikkeling aangaande ingehuurde krachten;
het geven van een impressie van een training/interventie via de website.

Bijzondere persoonsgegevens
Onder bijzondere persoonsgegevens wordt verstaan gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of lidmaatschap van een vakbond blijken, alsook gegevens over gezondheid of psychische gesteldheid van de deelnemers, genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid en gegevens van strafrechtelijke aard.
Gelet op de aard van onze Dienstverlening verwerken wij bijzondere persoonsgegevens in het kader van interventies en trainingen. Het betreft met name gegevens over de etnische afkomst en religieuze overtuiging. Deze gegevens die u ons in dat kader verstrekt verwerken wij op grond van uw uitdrukkelijke toestemming. U kunt deze toestemming op ieder moment intrekken.

Onderzoeksgegevens
Wanneer u of uw kind of leerling meedoen aan een onderzoek verwerken wij persoonsgegevens die nodig zijn voor het beantwoorden van de onderzoeksvraag of -vragen zoals naam, adres, postcode, woonplaats, geslacht, geboortedatum, geboorteland; bijzondere persoonsgegevens (zoals gegevens over etnische afkomst en religieuze overtuiging van de deelnemers)
Welke gegevens in een specifiek onderzoek worden verwerkt is vermeld in een bij dat onderzoek horende informatiebrief.

Deze Onderzoeksgegevens worden gebruikt:

om de voortgang van de trainingen/ interventies te monitoren;
ter verbetering van de trainingen/interventies
in te schatten of u of uw kind/leerling in aanmerking komt voor het onderzoek op grond van uw toestemming;
voor de onderzoeksdoeleinden die nader zijn omschreven in de daarbij behorende informatiebrief die u ontvangt voordat u besluit om deel te nemen aan het onderzoek op grond van uw toestemming.

Betalingsgegevens
Wanneer u een betaalde Dienst van ons afneemt of wanneer u recht heeft op een vergoeding van ons, verwerken wij – afhankelijk van wat nodig is in het betreffende geval – persoonsgegevens waaronder naam, achternaam, adres, postcode, woonplaats, geboortedatum, bankrekeningnummer of creditcardnummer, BTW-nummer, geboortedatum en BSN (uitsluitend wanneer nodig voor fiscale doeleinden).

Deze Betalingsgegevens worden gebruikt voor:

het verwerken van uw betaling als u diensten en/of producten van ons afneemt of wij van u;
het kunnen uitoefenen of verdedigen van onze rechten;
te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Inlog- en accountgegevens van apps
Wanneer u een account aanmaakt op een app verwerken wij de volgende persoonsgegevens: gebruikersnaam, e-mailadres, wachtwoord en geboortedatum.
Deze Inlog- en accountgegevens worden gebruikt voor leeftijd controle, authenticatie en toegang tot en beheer van uw account en zijn een beveiligingsmaatregel;

Gegevens van sollicitanten, vrijwilligers en zelfstandig ondernemers
Wanneer u bij ons solliciteert verwerken wij Contactgegevens en overige gegevens die u in het curriculum vitae opneemt, alsook andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften.
Deze gegevens worden gebruikt om met u te communiceren over uw sollicitatie, om te beoordelen of een kandidaat geschikt is voor de openstaande vacature, alsook de voorbereiding en totstandkoming van een overeenkomst.

Cookies
Er worden geen gebruik gemaakt van cookies.

5. Grondslagen
Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat wij deze gegevens nodig hebben voor het aangaan of het uitvoeren van een overeenkomst met u, omdat wij een wettelijke verplichting hebben, of omdat u daartoe (uitdrukkelijke) toestemming hebt verleend.

Als u Stichting Sitara toestemming hebt gegeven om voor bepaalde doelen uw (bijzondere) persoonsgegevens te verwerken, dan kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.

6. Verzamelt Stichting Sitara gegevens over kinderen jonger dan 16?
In het kader van onze Dienstverlening die is gericht op jongeren is het mogelijk dat wij persoonsgegevens verzamelen van kinderen jonger dan 16 jaar. In die gevallen verwerken wij de gegevens niet zonder voorafgaande toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger(s).

Voor het overige verzamelen wij geen persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar. Wij verzoeken u dan ook vriendelijk om ons te informeren wanneer u weet dat iemand jonger dan 16 jaar persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt via de apps (of anderszins) zonder voorafgaande toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger(s). In dat geval nemen wij de maatregelen die noodzakelijk zijn om zo spoedig mogelijk alle door degene verstrekte persoonsgegevens te verwijderen.

7. Hoe lang bewaart Stichting Sitara uw persoonsgegevens?
Stichting Sitara bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

Stichting Sitara heeft een bewaartermijnenbeleid vastgesteld met termijnen en/of criteria waarmee wordt vastgesteld hoe lang welke gegevens worden bewaard. Daarna worden de persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd. In het algemeen hanteert Stichting Sitara de volgende uitgangspunten:
Gegevens van sollicitanten worden bewaard tot vier weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure dan wel, met toestemming van de betrokkene, tot een jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure.
Informatie die nodig is om de verplichtingen en financiële positie van Stichting Sitara vast te stellen worden zeven jaar bewaard.
Indien nodig voor de afwikkeling van een wettelijke verplichting of gerechtelijke procedure kunnen de daarvoor benodigde persoonsgegevens langer worden bewaard.

8. Met wie deelt Stichting Sitara uw persoonsgegevens?
Stichting Sitara deelt in beginsel geen persoonsgegevens met derden, behalve wanneer:
het derden betreft die in opdracht van ons een taak uitvoeren in het kader van onze Dienstverlening, zoals IT-dienstverleners en partijen die meewerken en/of samenwerken in het kader van onderzoek;
wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht zijn om bepaalde gegevens te verstrekken of zulks is toegestaan;
wij van mening zijn dat de mededeling van persoonsgegevens aan andere instellingen of organisaties noodzakelijk is in het kader van de bescherming van (vitale) belangen van een persoon of wanneer dat ter handhaving van de wet noodzakelijk of wenselijk is in het kader van voorkoming van een strafbaar feit of opsporing ervan, alsook wanneer dat nodig is om onze rechten te kunnen uitoefenen of verdedigen;
dat noodzakelijk is voor het verkrijgen van advies of bijstand van onze (professionele) adviseurs.

Als wij gegevens verstrekken aan een derde maken wij met die partij schriftelijke afspraken waardoor deze derde onder meer (i) de persoonsgegevens niet mag gebruiken voor andere doeleinden dan waarvoor de persoonsgegevens worden verstrekt en (ii) beveiligingsmaatregelen treft die noodzakelijk zijn voor de bescherming van de persoonsgegevens.

9. Hoe beveiligt Stichting Sitara uw persoonsgegevens?
Stichting Sitara treft passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door onbevoegden.

Wij optimaliseren de beveiliging door bijvoorbeeld:
toegang tot uw persoonsgegevens te beperken (alleen personen die toegang nodig hebben voor de hierboven beschreven doeleinden krijgen toegang);
contractuele bepalingen tot vertrouwelijkheid.

Stichting Sitara volgt een actief beleid op het gebied van het signaleren en opvolgen van eventuele datalekken. Als onderdeel van het informatiebeveiligingsbeleid is een protocol ingesteld om tijdig opvolging te kunnen geven aan signalen van mogelijke datalekken en/of beveiligingsincidenten.

10. Wat zijn uw rechten?
Recht op intrekking toestemming
Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van uw toestemming, heeft u te allen tijde het recht om de toestemming in te trekken.

Recht op inzage
U heeft het recht om aan Stichting Sitara te vragen welke persoonsgegevens wij precies van u verwerken. U kunt daartoe een verzoek doen om inzage tot deze persoonsgegevens en Stichting Sitara vragen om een kopie daarvan.

Correctie
U kunt ons verzoeken om uw gegevens te corrigeren. Wilt u bijvoorbeeld post van Stichting Sitara of andere (digitale) correspondentie op een ander adres ontvangen, dan kunt u een verzoek doen ter correctie van deze gegevens.

Verder kunt u Stichting Sitara verzoeken gegevens aan te passen, mochten deze onverhoopt onjuist of onvolledig blijken te zijn. Stichting Sitara zal uw gegevens direct aanpassen.
Overige rechten
Verder heeft u het recht:
in bepaalde gevallen: om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’), bijvoorbeeld als u uw toestemming voor het gebruik van uw persoonsgegevens intrekt;
om uw persoonsgegevens in een gangbare en machinaal (digitaal) leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen;
bezwaar te maken tegen profilering.

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
Indien u meedoet aan een onderzoek, richt u dan uw verzoek tot de in de informatiebrief genoemde contactpersoon.

In overige gevallen kunt u uw verzoek indienen door een e-mail te sturen naar info@sitara.nl
Op het moment dat u een verzoek doet aan Stichting Sitara, zal Stichting Sitara u vragen om:
een formulier in te vullen en aan Stichting Sitara toe te sturen of te mailen;
gegevens te verstrekken die noodzakelijk zijn om vast te stellen dat u de persoon bent die in onze bestanden staat.

Na ontvangst daarvan neemt Stichting Sitara zo spoedig mogelijk uw verzoek tot inzage in behandeling en zullen wij binnen vier weken na binnenkomst van uw verzoek schriftelijk reageren. Wij mogen deze termijn verlengen met nog eens twee maanden indien het aantal verzoeken en/of de complexiteit en de omvang daarvan dit verlangt. Als u niet in de bestanden van Stichting Sitara staat opgenomen, zal Stichting Sitara u dat schriftelijk laten weten en de gegevens die u aan ons heeft verstrekt door middel van voornoemd formulier, direct verwijderen.

11. Heeft u klachten met betrekking tot het verwerken van uw persoonsgegevens?
Als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met ons bestuur via info@sitara.nl.
Als u niet tevreden bent over hoe Stichting Sitara uw klacht afhandelt of als u uw klacht liever niet bij Stichting Sitara indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen
Het is mogelijk dat dit Privacy Statement na verloop van tijd wordt gewijzigd. We zullen u op de hoogte stellen van deze wijzigingen door het bijwerken van deze pagina. Wij raden u daarom aan om deze pagina regelmatig te raadplegen om u van eventuele wijzigingen te vergewissen.

Deze Privacy Statement werd voor het laatst bijgewerkt op 25 mei 2018.